Desde manter o seu orçamento sob controlo até fazer com que a sua empresa funcione melhor, deixar de usar papel pode realmente facilitar as coisas. Mas antes de se lançar no mundo digital, é bom saber quais as ferramentas mais adequadas para si.

Porquê deixar de usar papel?

A eliminação de papel tem muitas vantagens. Poupa tempo, reduz custos, aumenta a segurança dos dados e ajuda o ambiente. De facto, um estudo da Environmental Paper Network concluiu que um trabalhador de escritório médio gasta cerca de 10.000 folhas de papel por ano, sendo que 45% desse papel vai parar ao lixo todos os dias. Por isso, deixar de usar papel não significa apenas tornar a vida mais fácil - significa construir um futuro mais eficiente e amigo do ambiente.

A transição para o digital também facilita muito o trabalho em equipa. É possível partilhar e editar ficheiros em tempo real, para que todos estejam sempre na mesma página. De facto, as empresas que deixam de usar papel são cerca de 30% mais eficientes porque as coisas são feitas mais rapidamente e os erros são reduzidos.

Além disso, o facto de não usar papel ajuda o ambiente. Mudar para sistemas digitais também torna o trabalho em equipa mais simples. Os ficheiros digitais são fáceis de partilhar e editar em tempo real, pelo que várias pessoas podem trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo. Isto melhora a produtividade e reduz os erros resultantes da utilização de ficheiros desactualizados. Além disso, com uma maior preocupação com a proteção do ambiente, a eliminação do papel ajuda a reduzir a desflorestação e as emissões de carbono.

A EPA (Agência de Proteção Ambiental) refere que os resíduos de papel representam cerca de 25% dos resíduos de aterro e 33% dos resíduos urbanos. Reduzir a utilização de papel ajuda a reduzir a desflorestação e a diminuir as emissões de carbono. E a melhor parte? Os ficheiros digitais são mais seguros porque podem ser encriptados, ter cópias de segurança e estar protegidos contra danos.

Soluções de assinatura eletrónica online

A investigação mostra que as empresas que utilizam ferramentas de assinatura eletrónica podem concluir documentos 80% mais rapidamente. A assinatura de documentos online é mais comum do que nunca. Chega de imprimir, assinar, digitalizar e enviar documentos por correio eletrónico. Em vez disso, pode utilizar ferramentas como estas para adicionar assinaturas electrónicas aos seus ficheiros de forma segura e legal.

PDFinity: Com a sua funcionalidade de assinatura eletrónica integrada, pode adicionar facilmente assinaturas a contratos, acordos ou documentos financeiros. O seu design simples e fácil de utilizar faz com que seja uma escolha de eleição para utilização pessoal e empresarial.

Ferramentas de planeamento financeiro e de orçamentação

Gerir as suas finanças online não se resume ao manuseamento de documentos. As aplicações de orçamentação e as ferramentas de planeamento tornam tudo muito mais fácil. De facto, mais de 80% das empresas de topo utilizam software de planeamento especial, enquanto 40% das empresas menos bem sucedidas continuam a utilizar o Excel.

Mint & YNAB (You Need A Budget): Estas aplicações são óptimas para controlar as suas despesas, fazer orçamentos e definir objectivos financeiros. São fáceis de utilizar e as suas funcionalidades de controlo automático tornam a gestão do dinheiro simples, quer esteja a começar ou já seja um profissional.

Capital pessoal: Se procura algo mais completo, o Personal Capital oferece-lhe ferramentas de orçamento e de controlo de investimentos. A ligação de todas as suas contas financeiras dá-lhe uma imagem clara e global da sua saúde financeira.

Ferramentas para manter os seus dados seguros e privados

A IBM diz que o custo médio de uma violação de dados em 2024 foi de US $ 4,88 milhões, o que destaca a importância do uso de ferramentas seguras. Com mais pessoas a dependerem de ferramentas digitais, manter os seus dados financeiros seguros e privados é mais importante do que nunca.

Créditos: envato elements;

NordVPN e IPVanish: Estas VPN protegem os seus dados quando está a utilizar redes públicas, o que garante que as suas informações permanecem privadas e seguras. A sua encriptação forte acrescenta uma camada extra de proteção, o que é muito útil para gerir as finanças online.

Bitwarden e LastPass: Estes gestores de palavras-passe mantêm as suas contas seguras, criando e armazenando palavras-passe fortes e únicas para todas as suas aplicações financeiras. Também facilitam as coisas com funcionalidades práticas de preenchimento automático.

PDFinity: As suas ferramentas de encriptação ajudam a manter os seus documentos confidenciais seguros. Com funcionalidades de privacidade e gestão de documentos num único local, é uma solução sólida e completa.

Software de pagamento e faturação online

O PayPal afirma que mais de 50% detodas as transacções online são agora efectuadas através de pagamentos móveis. A gestão de pagamentos e facturas online pode realmente reduzir a burocracia e fazer com que as coisas corram melhor.

PayPal e Stripe: Estas ferramentas tornam os pagamentos online simples, quer esteja a enviar ou a receber dinheiro. Funcionam bem com plataformas de comércio eletrónico, o que as torna perfeitas para transacções online.

FreshBooks e QuickBooks: Estas são as melhores escolhas para freelancers e pequenas empresas. Oferecem faturação, controlo de despesas e gestão de impostos, com relatórios automatizados que poupam tempo e mantêm as suas finanças precisas.

Software de contabilidade online

Gerir as suas finanças online significa frequentemente ligar os seus sistemas de pagamento a um software de contabilidade para manter tudo sincronizado.

Xero e Zoho Books: Estas plataformas têm poderosas funcionalidades de contabilidade, como o acompanhamento de despesas, a gestão de facturas e a criação de relatórios financeiros. Os seus painéis de controlo fáceis de ler dão-lhe uma visão clara do seu desempenho financeiro.

Wave: O Wave é uma ferramenta gratuita que é óptima para pequenas empresas e freelancers que querem uma contabilidade simples sem gastar muito. O seu design fácil de utilizar torna-a popular entre os principiantes. Com 64.4% das pequenas e médias empresas nos EUA usando software de contabilidade para simplificar suas finanças, fica claro por que ferramentas como o Wave são tão úteis.

Considerações finais

Deixar de usar papel nas suas finanças não é apenas uma tendência - é uma forma inteligente de promover a eficiência, a segurança e a sustentabilidade. Ferramentas como esta simplificam a conversão, a organização e a proteção dos seus documentos. Ao utilizar as ferramentas certas na sua rotina diária, pode tornar a gestão das suas finanças mais fácil e mais organizada.