يتم إجراء المكالمة عبر البريد الإلكتروني، لذلك تطلب الوكالة من المتضررين التحقق من صناديق البريد الوارد الخاصة بهم، بما في ذلك مجلدات البريد العشوائي.

تم إصدار الإشعار من قبل AIMA عبر وسائل التواصل الاجتماعي. كما حذرت الوكالة من أنه لا يمكن جمع البطاقات إلا في مكاتب AIMA في الأيام المشار إليها في الإشعار، مؤكدة أنه لا يمكن القيام بذلك إلا عند تقديم الإشعار

.

تطلب AIMA أيضًا من المهاجرين المقيمين في البرتغال الحفاظ على عناوينهم وتفاصيل الاتصال الخاصة بهم محدثة مع الكيانات التي يشاركون فيها، لتسهيل العمليات الإدارية.

هناك حاجة ملحة لإعادة البطاقات، حيث يخاطر بعض الرعايا الأجانب بفقدان وظائفهم والبقاء في البلاد بسبب عدم وجود تصاريح إقامة.

كما طلبت الوكالة من المهاجرين أن يتم توثيقهم بشكل صحيح، وإلا فإنهم يواجهون خطر الترحيل من قبل الوحدة الوطنية للأجانب والحدود (UNEF).