Kokoukset pidetään kahdesti viikossa tehostetun operatiivisen sitoumuksen (Delta-taso) aikana, joka vastaa kesä-, elo- ja syyskuukausia, ja niihin osallistuu laaja joukko kentällä vastuullisia tahoja.

Kokouksiin osallistuvat kunnan pelastuspalvelu, kansallinen tasavaltalaiskaarti, Loulén kunnan palokunta, Portugalin armeija, kunnan seurakuntaneuvostot, Serra do Caldeirãon metsätaloustuottajayhdistys, kunnalliset yhtiöt (Infralobo, Infraquinta ja Inframoura), metsästysyhdistysten ja -seurojen edustajat sekä Loulén kunnan organisaatioyksiköt, joilla on alan asiantuntemusta.

Näiden kokousten päätavoitteena on varmistaa tehokas koordinointi, reaaliaikainen tiedonvaihto ja asianmukaisten resurssien mobilisointi ennaltaehkäisyä, valvontaa ja nopeaa reagointia varten mahdollisten vaaratilanteiden varalta, mikä edistää integroitua ja koordinoitua toimintaa väestön turvallisuuden ja luonnonperinnön säilyttämisen varmistamiseksi.

Tämä aloite kuvastaa Loulén kunnan sitoutumista kestävään maankäyttöön ja maaseutupalojen riskin minimoimiseen. Se perustuu yhteistyöhön perustuvaan, verkostoituneeseen lähestymistapaan, johon osallistuvat kaikki pelastuspalvelujärjestelmän osapuolet. Vuonna 2024 Loulén kunnan tulipaloalueet olivat pienimpiä kahteen viime vuosikymmeneen - alle kuusi hehtaaria paloi vuonna 2024 sen jälkeen, kun kirjaukset aloitettiin vuonna 2004.