Hallitus on hyväksynyt uuden yhteentoimivuusehdotuksen, joka perustuu yksinkertaiseen periaatteeseen: kansalaisten ja yritysten tulisi joutua toimittamaan valtiolle samat tiedot vain kerran.

Jos asiakirja tai tieto on jo jonkin viranomaisen hallussa, toisen viranomaisen tulisi hankkia se suoraan sen sijaan, että se pyytäisi asianomaista henkilöä toimittamaan sen uudelleen.

Muutos voisi koskea yleisiä hallinnollisia menettelyjä, joissa käytetään esimerkiksi todistuksia siitä, ettei henkilöllä ole maksamattomia velkoja veroviranomaiselle tai sosiaaliturvaviranomaiselle.

Ehdotus on nyt käsiteltävä tasavallan parlamentissa, ennen kuin uusi järjestelmä voi tulla täysimääräisesti voimaan.

Julkisten palvelujen välinen tietojen jakaminen

Suunnitelman keskiössä on Portugalin nykyinen julkishallinnon yhteentoimivuusalusta, joka tunnetaan nimellä iAP.

Alustan käyttö tulisi pakolliseksi uuden järjestelmän piiriin kuuluville viranomaisille, mikä mahdollistaisi tietojen turvallisen siirron eri viranomaisten välillä.

Käytännössä hallitus haluaa lopettaa tilanteen, jossa kansalaiset joutuvat toimimaan viestinviejinä Portugalin hallinnon eri osastojen välillä.

Esimerkiksi luvan hakijan tai muun julkisen menettelyn hoitajan ei pitäisi enää joutua hankkimaan asiakirjaa yhdeltä viranomaiselta vain toimittaakseen sen toiselle.

Hallituksen mukaan järjestelmä jakaa vain kyseisen palvelun kannalta välttämättömiä tietoja, ja nykyiset tietosuojasäännöt pysyvät voimassa.

Infrastruktuuria hallinnoiva valtion teknologian uudistamisvirasto (ARTE) helpottaa tietojen vaihtoa ilman, että se pääsee käsiksi lähetettävien tietojen sisältöön.

Sääntöjen on tarkoitus kattaa laaja osa julkista sektoria, mukaan lukien keskushallinnon elimet, kunnat, kunnalliset palvelut ja julkisia palveluja tarjoavat julkisyhtiöt. Myös itsehallintoalueet kuuluvat järjestelmän piiriin tarvittavien mukautusten jälkeen.

Säästöjä miljardeja

Hallitus uskoo, että päällekkäisen paperityön vähentämisellä voisi olla merkittäviä taloudellisia vaikutuksia.

Viron kokemuksia digitaalisesta julkishallinnosta vertailukohtana käyttäen se arvioi, että parempi yhteentoimivuus voisi lopulta tuottaa säästöjä, jotka vastaavat 2 % Portugalin BKT:stä eli noin 6 miljardia euroa vuodessa.

Kyseessä on arvio eikä taattu säästö, ja se riippuu siitä, kuinka laajasti järjestelmä lopulta otetaan käyttöön.

Presidentin kanslian ministeri António Leitão Amaro totesi, että kansalaisilta toistuvasti pyydettävät tiedot, jotka valtiolla on jo hallussaan, aiheuttavat tarpeettomia kustannuksia sekä ajassa että rahassa.

Portugalilla on jo suuri osa viranomaisten väliseen tietojenvaihtoon tarvittavasta tekniikasta, mutta hallituksen mukaan sen käyttöä ovat rajoittaneet muun muassa toistuvat suostumuspyyntöjä ja eri viranomaisten välisiä yksittäisiä sopimuksia koskevat vaatimukset.

Uuden järjestelmän tarkoituksena on poistaa osa näistä esteistä.

Portugali on myös mukana laajemmassa eurooppalaisessa kehityksessä kohti ”kerran riittää” -periaatetta. EU:n Once-Only-teknisen järjestelmän tarkoituksena on mahdollistaa se, että rajat ylittäviä hallinnollisia menettelyjä hoitavat kansalaiset ja yritykset voivat käyttää uudelleen tietoja, jotka ovat jo viranomaisten hallussa muualla Euroopan unionissa.

Niille, jotka ovat tottuneet keräämään todistuksia ja siirtämään tietoja yhdestä portugalilaisesta viranomaisesta toiseen, muutos voisi lopulta helpottaa huomattavasti asiointia valtion kanssa.