Regeringen har godkänt ett nytt förslag om interoperabilitet som bygger på en enkel princip: medborgare och företag ska endast behöva lämna samma uppgifter till staten en gång.

Om en myndighet redan har ett dokument eller en uppgift bör en annan myndighet hämta den direkt istället för att be den berörda personen att lämna den på nytt.

Förändringen skulle kunna gälla vanliga administrativa förfaranden som rör handlingar, till exempel intyg som bekräftar att en person inte har några utestående skulder till skattemyndigheten eller socialförsäkringsmyndigheten.

Förslaget måste nu behandlas i Republikens församling innan det nya systemet kan träda i kraft fullt ut.

Offentliga tjänster ska dela information

I centrum för planen står Portugals befintliga plattform för interoperabilitet inom den offentliga förvaltningen, känd som iAP.

Användningen av plattformen skulle bli obligatorisk för de offentliga organ som omfattas av den nya ordningen, vilket möjliggör en säker informationsöverföring mellan olika myndigheter.

I praktiken vill regeringen sätta stopp för att medborgarna ska behöva fungera som budbärare mellan olika delar av den portugisiska förvaltningen.

En person som ansöker om ett tillstånd eller hanterar ett annat förfarande inom den offentliga förvaltningen ska till exempel inte längre behöva hämta ett dokument från en myndighet bara för att lämna över det till en annan.

Regeringen säger att systemet endast kommer att dela den information som är nödvändig för den specifika tjänsten som tillhandahålls och att gällande dataskyddsregler kommer att fortsätta att gälla.

Myndigheten för statlig teknisk reform (ARTE), som förvaltar infrastrukturen, kommer att underlätta informationsutbytet utan att få tillgång till innehållet i de data som överförs.

Reglerna är avsedda att omfatta en bred del av den offentliga sektorn, inklusive centrala statliga organ, kommuner, kommunala tjänster och offentliga företag som tillhandahåller offentliga tjänster. De autonoma regionerna ingår också, med förbehåll för nödvändiga anpassningar.

Kan spara miljarder

Regeringen anser att en minskning av dubbelarbete med pappershantering kan få betydande ekonomiska effekter.

Med utgångspunkt i Estlands erfarenheter av digital offentlig förvaltning uppskattar regeringen att ökad interoperabilitet på sikt skulle kunna leda till besparingar motsvarande 2 % av Portugals BNP, eller cirka 6 miljarder euro per år.

Den siffran är en uppskattning snarare än en garanterad besparing och beror på i vilken utsträckning systemet slutligen införs.

António Leitão Amaro, minister vid presidentkansliet, har upprepade gånger påpekat att det medför onödiga kostnader i både tid och pengar att be människor om information som staten redan har.

Portugal har redan mycket av den teknik som krävs för informationsutbyte mellan offentliga organ, men regeringen säger att användningen har begränsats av krav som upprepade samtycken och individuella avtal mellan olika myndigheter.

Det nya systemet är avsett att undanröja vissa av dessa hinder.

Portugal arbetar också inom ramen för en bredare europeisk strävan mot principen om ”once-only”. EU:s tekniska system för ”once-only” är utformat för att göra det möjligt för medborgare och företag som genomför gränsöverskridande administrativa förfaranden att återanvända information som redan finns hos offentliga myndigheter på andra håll i Europeiska unionen.

För alla som är vana vid att samla in intyg och föra med sig information från en portugisisk myndighet till en annan kan förändringen på sikt göra kontakterna med staten betydligt enklare.