Rząd zatwierdził nową propozycję dotyczącą interoperacyjności opartą na prostej zasadzie: obywatele i przedsiębiorstwa powinni być zobowiązani do przekazywania państwu tych samych informacji tylko raz.

Jeśli dokument lub informacja znajdują się już w posiadaniu jednego organu publicznego, inny organ powinien uzyskać je bezpośrednio, zamiast prosić daną osobę o ponowne ich dostarczenie.

Zmiana ta mogłaby dotyczyć typowych procedur administracyjnych związanych z dokumentami, takimi jak zaświadczenia potwierdzające brak zaległych zobowiązań wobec urzędu skarbowego lub instytucji ubezpieczeń społecznych.

Zanim nowy system zacznie w pełni funkcjonować, propozycja ta musi zostać przedłożona Zgromadzeniu Republiki.

Wymiana informacji między służbami publicznymi

Centralnym elementem planu jest istniejąca w Portugalii platforma interoperacyjności administracji publicznej, znana jako iAP.

Korzystanie z platformy stałoby się obowiązkowe dla organów publicznych objętych nowym systemem, umożliwiając bezpieczny przepływ informacji między różnymi organami.

W praktyce rząd chce położyć kres sytuacji, w której obywatele pełnią rolę posłańców między różnymi organami administracji portugalskiej.

Osoba ubiegająca się na przykład o zezwolenie lub załatwiająca inną sprawę urzędową nie powinna już być zmuszona do uzyskiwania dokumentu z jednego urzędu tylko po to, by przekazać go innemu.

Rząd zapewnia, że system będzie udostępniał wyłącznie informacje niezbędne do realizacji danej usługi, a obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych będą nadal miały zastosowanie.

Agencja ds. Państwowej Reformy Technologicznej (ARTE), która zarządza infrastrukturą, będzie ułatwiać wymianę informacji bez dostępu do treści przekazywanych danych.

Przepisy mają objąć szeroki zakres sektora publicznego, w tym organy administracji centralnej, gminy, służby komunalne oraz przedsiębiorstwa publiczne świadczące usługi publiczne. Obejmują one również regiony autonomiczne, z zastrzeżeniem niezbędnych dostosowań.

Możliwe oszczędności rzędu miliardów

Rząd uważa, że ograniczenie powielania dokumentacji mogłoby przynieść znaczące korzyści gospodarcze.

Opierając się na doświadczeniach Estonii w zakresie cyfrowej administracji publicznej, szacuje się, że większa interoperacyjność mogłaby ostatecznie przynieść oszczędności równe 2% PKB Portugalii, czyli około 6 mld euro rocznie.

Liczba ta ma charakter szacunkowy, a nie gwarantowanych oszczędności, i zależy od tego, w jakim zakresie system zostanie ostatecznie wdrożony.

Minister Kancelarii Prezydenta António Leitão Amaro wielokrotnie podkreślał, że wielokrotne zwracanie się do obywateli o informacje, które są już w posiadaniu państwa, generuje niepotrzebne koszty zarówno pod względem czasu, jak i pieniędzy.

Portugalia dysponuje już w znacznej mierze technologią niezbędną do wymiany informacji między organami publicznymi, jednak rząd twierdzi, że jej wykorzystanie było dotychczas ograniczone przez wymogi, takie jak konieczność wielokrotnego uzyskiwania zgody oraz indywidualnych porozumień między różnymi organami.

Nowy system ma na celu usunięcie niektórych z tych przeszkód.

Portugalia wpisuje się również w szerszą europejską inicjatywę zmierzającą do wdrożenia zasady „jednorazowego podawania danych” (once-only). Unijny system techniczny „Once-Only” ma na celu umożliwienie obywatelom i przedsiębiorstwom, którzy załatwiają transgraniczne procedury administracyjne, ponownego wykorzystania informacji już posiadanych przez organy publiczne w innych krajach Unii Europejskiej.

Dla każdego, kto jest przyzwyczajony do zbierania zaświadczeń i przekazywania informacji z jednej portugalskiej instytucji publicznej do drugiej, zmiana ta może ostatecznie znacznie uprościć kontakty z administracją państwową.