A kormány jóváhagyott egy új, az interoperabilitásra vonatkozó javaslatot, amely egy egyszerű elven alapul: az állampolgároknak és a vállalkozásoknak ugyanazt az információt csak egyszer kell megadniuk az államnak.

Ha egy dokumentum vagy információ már egy hatóság birtokában van, a másik hatóságnak azt közvetlenül be kell szereznie, ahelyett, hogy az érintett személyt kérné meg azok ismételt benyújtására.

A változás olyan általános közigazgatási eljárásokra vonatkozhat, amelyek olyan dokumentumokat igényelnek, mint például az adóhatóságnál vagy a társadalombiztosításnál fennálló tartozások hiányát igazoló igazolások.

A javaslatot most a Köztársasági Közgyűlésnek is jóvá kell hagynia, mielőtt az új rendszer teljes mértékben hatályba léphet.

Információcsere a közszolgáltatások között

A terv középpontjában a Portugáliában már működő, iAP néven ismert Közigazgatási Interoperabilitási Platform áll.

A platform használata kötelezővé válna az új rendszer hatálya alá tartozó közigazgatási szervek számára, lehetővé téve az információk biztonságos áramlását a különböző hatóságok között.

Gyakorlati szempontból a kormány azt szeretné elérni, hogy a polgárok ne kelljenek futárként közvetíteni a portugál közigazgatás különböző szervei között.

Például annak, aki engedélyt kér vagy bármilyen más közigazgatási eljárást folytat, többé nem kellene egy kormányzati szervtől dokumentumot beszereznie csak azért, hogy azt átadja egy másiknak.

A kormány szerint a rendszer kizárólag az adott szolgáltatás nyújtásához szükséges információkat fogja megosztani, és a meglévő adatvédelmi szabályok továbbra is érvényben maradnak.

Az infrastruktúrát kezelő Állami Technológiai Reformügynökség (ARTE) elősegíti az információcserét anélkül, hogy hozzáférne az átvitt adatok tartalmához.

A szabályok a közszféra széles körét hivatottak lefedni, beleértve a központi kormányzati szerveket, az önkormányzatokat, a közszolgáltató önkormányzati szolgálatokat és a közszolgáltatást nyújtó állami vállalatokat. A szabályok – a szükséges kiigazítások mellett – az autonóm régiókra is vonatkoznak.

Milliárdokat takaríthat meg

A kormány úgy véli, hogy a párhuzamos papírmunka csökkentése jelentős gazdasági hatással járhat.

Észtország digitális közigazgatás terén szerzett tapasztalataira támaszkodva a kormány becslése szerint a nagyobb interoperabilitás végső soron Portugália GDP-jének 2%-át, azaz évente körülbelül 6 milliárd eurót jelentő megtakarítást eredményezhet.

Ez az összeg inkább becslés, mint garantált megtakarítás, és attól függ, hogy a rendszert végül milyen mértékben valósítják meg.

António Leitão Amaro elnöki miniszter kijelentette, hogy az állam birtokában már lévő információk ismételt bekérése felesleges idő- és pénzveszteséget jelent.

Portugália már rendelkezik a közintézmények közötti információcseréhez szükséges technológia nagy részével, de a kormány szerint annak használatát olyan követelmények korlátozták, mint az ismételt hozzájárulás és a különböző hatóságok közötti egyedi megállapodások.

Az új rendszer célja, hogy ezek közül az akadályok közül néhányat eltávolítsa.

Portugália emellett az „egyszeri adatszolgáltatás” elvére irányuló szélesebb körű európai kezdeményezés keretében is tevékenykedik. Az EU „Once-Only” technikai rendszerét úgy tervezték, hogy a határokon átnyúló közigazgatási eljárásokat lebonyolító polgárok és vállalkozások újra felhasználhassák azokat az információkat, amelyek már máshol az Európai Unióban a hatóságok birtokában vannak.

Azok számára, akik hozzászoktak ahhoz, hogy igazolásokat gyűjtsenek és információkat vigyenek át egyik portugál közszolgálati szervtől a másikhoz, ez a változás végső soron jelentősen egyszerűsítheti a hatóságokkal való ügyintézést.