El Gobierno ha aprobado una nueva propuesta de interoperabilidad basada en un principio sencillo: los ciudadanos y las empresas solo deberían tener que facilitar al Estado la misma información una vez.

Si una autoridad pública ya dispone de un documento o dato, otra autoridad debería obtenerlo directamente, en lugar de pedir a la persona en cuestión que lo facilite de nuevo.

Este cambio podría aplicarse a trámites administrativos habituales que impliquen documentos como certificados que acrediten que una persona no tiene deudas pendientes con la Agencia Tributaria o la Seguridad Social.

La propuesta deberá ahora pasar por la Asamblea de la República antes de que el nuevo sistema pueda entrar plenamente en vigor.

Los servicios públicos compartirán información

El eje central del plan es la actual Plataforma de Interoperabilidad de la Administración Pública de Portugal, conocida como iAP.

El uso de la plataforma pasaría a ser obligatorio para los organismos públicos sujetos al nuevo régimen, lo que permitiría que la información circulase de forma segura entre las distintas autoridades.

En la práctica, el Gobierno quiere evitar que los ciudadanos actúen como mensajeros entre las distintas ramas de la administración portuguesa.

Por ejemplo, alguien que solicite una licencia o realice cualquier otro trámite público ya no tendría que obtener un documento de un departamento gubernamental simplemente para entregarlo a otro.

El Gobierno afirma que el sistema solo compartirá la información necesaria para el servicio concreto que se preste y que seguirán aplicándose las normas vigentes en materia de protección de datos.

La Agencia para la Reforma Tecnológica del Estado (ARTE), que gestiona la infraestructura, facilitará el intercambio de información sin acceder al contenido de los datos que se transmiten.

Las normas están destinadas a abarcar un amplio sector del sector público, incluidos los organismos del Gobierno central, los ayuntamientos, los servicios municipales y las empresas públicas que prestan servicios públicos. También se incluyen las comunidades autónomas, con las adaptaciones necesarias.

Podría suponer un ahorro de miles de millones

El Gobierno considera que la reducción de la burocracia duplicada podría tener un impacto económico significativo.

Tomando como referencia la experiencia de Estonia en materia de administración pública digital, estima que una mayor interoperabilidad podría generar, a la larga, un ahorro equivalente al 2 % del PIB de Portugal, es decir, unos 6 000 millones de euros al año.

Esa cifra es una estimación, no un ahorro garantizado, y depende del alcance que tenga finalmente la implantación del sistema.

El ministro de la Presidencia, António Leitão Amaro, ha señalado que solicitar repetidamente a los ciudadanos información de la que ya dispone el Estado genera costes innecesarios, tanto en tiempo como en dinero.

Portugal ya cuenta con gran parte de la tecnología necesaria para el intercambio de información entre organismos públicos, pero el Gobierno señala que su uso se ha visto limitado por requisitos como la necesidad de un consentimiento repetido y acuerdos individuales entre las distintas autoridades.

El nuevo régimen tiene por objeto eliminar algunos de esos obstáculos.

Portugal también se está sumando a una iniciativa europea más amplia encaminada hacia el principio de «una sola vez». El Sistema Técnico «Once-Only» de la UE está diseñado para permitir que los ciudadanos y las empresas que realicen trámites administrativos transfronterizos puedan reutilizar la información de la que ya disponen las autoridades públicas en otros lugares de la Unión Europea.

Para cualquiera que esté acostumbrado a recabar certificados y a trasladar información de un servicio público portugués a otro, este cambio podría, con el tiempo, simplificar considerablemente los trámites con la Administración.