Die Regierung hat einen neuen Vorschlag zur Interoperabilität gebilligt, der auf einem einfachen Grundsatz beruht: Bürger und Unternehmen sollten dem Staat dieselben Informationen nur einmal zur Verfügung stellen müssen.

Wenn ein Dokument oder eine Information bereits bei einer Behörde vorliegt, sollte eine andere Behörde diese direkt abrufen können, anstatt die betroffene Person zu bitten, sie erneut vorzulegen.

Die Änderung könnte für gängige Verwaltungsverfahren gelten, bei denen Dokumente wie Bescheinigungen erforderlich sind, die bestätigen, dass jemand keine ausstehenden Schulden bei der Steuerbehörde oder der Sozialversicherung hat.

Der Vorschlag muss nun die Versammlung der Republik durchlaufen, bevor das neue System vollständig in Kraft treten kann.

Informationsaustausch zwischen öffentlichen Stellen

Im Mittelpunkt des Plans steht die bestehende Plattform für die Interoperabilität der öffentlichen Verwaltung in Portugal, bekannt als iAP.

Die Nutzung der Plattform würde für öffentliche Stellen, die unter die neue Regelung fallen, verpflichtend werden, wodurch ein sicherer Informationsaustausch zwischen verschiedenen Behörden ermöglicht würde.

Konkret will die Regierung verhindern, dass Bürger als Boten zwischen verschiedenen Zweigen der portugiesischen Verwaltung fungieren müssen.

Wer beispielsweise eine Genehmigung beantragt oder ein anderes behördliches Verfahren durchläuft, soll nicht mehr gezwungen sein, ein Dokument von einer Behörde einzuholen, nur um es an eine andere weiterzuleiten.

Die Regierung betont, dass das System nur die für die jeweilige Dienstleistung erforderlichen Informationen weitergeben wird und dass die bestehenden Datenschutzvorschriften weiterhin gelten.

Die Agentur für staatliche Technologiereform (ARTE), die die Infrastruktur verwaltet, wird den Informationsaustausch ermöglichen, ohne auf den Inhalt der übermittelten Daten zuzugreifen.

Die Regelungen sollen einen weiten Teil des öffentlichen Sektors abdecken, darunter zentrale Regierungsstellen, Kommunen, kommunale Dienste und öffentliche Unternehmen, die öffentliche Dienstleistungen erbringen. Auch die autonomen Regionen sind – vorbehaltlich der notwendigen Anpassungen – einbezogen.

Könnte Milliarden einsparen

Die Regierung ist der Ansicht, dass die Reduzierung von Doppelarbeit erhebliche wirtschaftliche Auswirkungen haben könnte.

Ausgehend von den Erfahrungen Estlands mit der digitalen öffentlichen Verwaltung schätzt sie, dass eine größere Interoperabilität letztendlich Einsparungen in Höhe von 2 % des portugiesischen BIP oder rund 6 Milliarden Euro pro Jahr bringen könnte.

Bei dieser Zahl handelt es sich um eine Schätzung und nicht um eine garantierte Einsparung; sie hängt davon ab, in welchem Umfang das System letztendlich umgesetzt wird.

Der Minister im Präsidialamt, António Leitão Amaro, erklärte, dass die wiederholte Abfrage von Informationen, die dem Staat bereits vorliegen, unnötige Kosten in Form von Zeit und Geld verursache.

Portugal verfügt bereits über einen Großteil der Technologie, die für den Informationsaustausch zwischen öffentlichen Stellen erforderlich ist, doch laut Regierung wurde deren Nutzung bisher durch Anforderungen wie wiederholte Einwilligungen und individuelle Vereinbarungen zwischen verschiedenen Behörden eingeschränkt.

Die neue Regelung soll einige dieser Hindernisse beseitigen.

Portugal beteiligt sich zudem an einer breiter angelegten europäischen Initiative zur Umsetzung des „Once-Only“-Prinzips. Das technische „Once-Only“-System der EU soll es Bürgern und Unternehmen ermöglichen, bei der Abwicklung grenzüberschreitender Verwaltungsverfahren Informationen wiederzuverwenden, die bereits bei Behörden in anderen Ländern der Europäischen Union vorliegen.

Für alle, die es gewohnt sind, Bescheinigungen einzuholen und Informationen von einer portugiesischen Behörde zur nächsten weiterzuleiten, könnte diese Änderung den Umgang mit dem Staat letztendlich erheblich vereinfachen.