De regering heeft een nieuw voorstel inzake interoperabiliteit goedgekeurd dat uitgaat van een eenvoudig principe: burgers en bedrijven zouden dezelfde informatie slechts één keer aan de overheid moeten verstrekken.

Als een document of een stuk informatie al in het bezit is van een overheidsinstantie, moet een andere instantie dit rechtstreeks opvragen in plaats van de betrokken persoon te vragen het opnieuw te verstrekken.

De wijziging zou van toepassing kunnen zijn op gangbare administratieve procedures waarbij documenten betrokken zijn, zoals verklaringen waaruit blijkt dat iemand geen openstaande schulden heeft bij de belastingdienst of de sociale zekerheid.

Het voorstel moet nu nog door de Assemblee van de Republiek worden behandeld voordat het nieuwe systeem volledig van kracht kan worden.

Overheidsdiensten moeten informatie delen

Centraal in het plan staat het bestaande Portugese platform voor interoperabiliteit van de overheidsadministratie, bekend als iAP.

Het gebruik van het platform zou verplicht worden voor overheidsinstanties die onder de nieuwe regeling vallen, waardoor informatie veilig tussen verschillende instanties kan worden uitgewisseld.

Concreet wil de regering voorkomen dat burgers als boodschapper tussen verschillende takken van de Portugese overheid moeten optreden.

Iemand die bijvoorbeeld een vergunning aanvraagt of een andere overheidsprocedure doorloopt, zou niet langer een document bij de ene overheidsinstantie hoeven op te halen om het vervolgens aan een andere te overhandigen.

De regering zegt dat het systeem alleen informatie zal delen die nodig is voor de specifieke dienst die wordt verleend en dat de bestaande regels inzake gegevensbescherming van kracht blijven.

Het Agentschap voor Technologische Hervorming van de Staat (ARTE), dat de infrastructuur beheert, zal de uitwisseling van informatie faciliteren zonder toegang te hebben tot de inhoud van de verzonden gegevens.

De regels zijn bedoeld voor een groot deel van de publieke sector, waaronder centrale overheidsinstanties, gemeenten, gemeentelijke diensten en overheidsbedrijven die openbare diensten verlenen. Ook de autonome regio’s vallen hieronder, mits de nodige aanpassingen worden doorgevoerd.

Kan miljarden besparen

De regering is van mening dat het terugdringen van dubbel werk aanzienlijke economische gevolgen kan hebben.

Op basis van de ervaringen van Estland met digitaal openbaar bestuur schat zij dat een grotere interoperabiliteit op termijn een besparing zou kunnen opleveren die gelijk is aan 2 % van het BBP van Portugal, ofwel ongeveer 6 miljard euro per jaar.

Dit cijfer is een schatting en geen gegarandeerde besparing, en hangt af van de mate waarin het systeem uiteindelijk wordt geïmplementeerd.

Minister van het kabinet António Leitão Amaro zei dat het herhaaldelijk vragen van informatie aan burgers die de staat al in bezit heeft, onnodige kosten met zich meebrengt, zowel in tijd als in geld.

Portugal beschikt al over een groot deel van de technologie die nodig is voor de uitwisseling van informatie tussen overheidsinstanties, maar volgens de regering wordt het gebruik ervan beperkt door vereisten zoals herhaalde toestemming en individuele overeenkomsten tussen verschillende autoriteiten.

De nieuwe regeling is bedoeld om een aantal van die belemmeringen weg te nemen.

Portugal sluit zich ook aan bij een bredere Europese ontwikkeling in de richting van het „once-only“-principe. Het „Once-Only Technical System“ van de EU is ontworpen om burgers en bedrijven die grensoverschrijdende administratieve procedures doorlopen, in staat te stellen informatie te hergebruiken die al in het bezit is van overheidsinstanties elders in de Europese Unie.

Voor iedereen die gewend is om certificaten te verzamelen en informatie van de ene Portugese overheidsdienst naar de andere te brengen, zou deze verandering op termijn de omgang met de overheid aanzienlijk kunnen vereenvoudigen.